raax helpt zorginstellingen (“care”: ouderen zorg, jeugdzorg, gehandicaptenzorg, GGZ, forensische zorg, etc.) met hun weg naar wat wij noemen “ICT voor mensen”: begrijpelijke ict die je op een gemakkelijke manier helpt en niet juist keihard in de weg zit.

De ondernemers achter raax zijn Joost Helbo en Bas van de Griek: “wij zijn raax begonnen om Onafhankelijkheid & Vrijheid te kunnen beleven, om dingen te doen die er toe doen zodat je er energie van krijgt. We willen graag goede en leuke mensen om ons heen verzamelen (zowel intern als extern) en zo, samen, volledig verantwoordelijk zijn voor zowel de visie als de realisatie bij onze klanten.

ict strategie & ‘het echte werk’…

We willen het hart van uw strategie doorgronden en vervolgens vertalen naar praktisch uitvoerbare ict plannen. Er zijn in de zorgsector veel adviespartijen en leveranciers van ‘losse’ systemen en oplossingen. Zonder veel samenhang. raax gelooft in een integrale benadering: lange termijn, geen pakketjes meer, alles richten op bijdrage aan het primaire proces, aan de communicatie intern en met klanten (mantelzorgers en verwanten) en ketenpartners. Wij helpen onze klanten dit samen te vatten in een ict strategie.

Ook realiseren wij ons bij raax dat het hebben van “een ict strategie” geen eindpunt is, maar juist een startpunt. Pas dan begint het echte werk. Wij zijn ervoor om zorginstellingen in dat ‘echte werk’ te adviseren en begeleiden, te ondersteunen en te coachen. Net zo lang totdat er meetbare resultaten zijn in de Zorg en er vertrouwen is ontstaan dat eigen mensen het zelf verder kunnen.

Het woord “raax”

In onze naam zit onmiskenbaar de verwijzing naar het “raken”-thema. raax staat voor raken en geraakt worden. Iets moois of echts kan je in de kern raken. Precies goed. De spijker op zijn kop. Dat zit in ons, dus ook in onze naam. Maar ook raken in de betekenis van ‘treffend’ of snedig. Wij durven te zeggen wat er echt is. Ook als dat niet altijd comfortabel is om te horen. De X staat voor kruisende paden, mensen verbinden. De X is ook het symbool voor het kruispunt; als je daar staat moet je (echte, soms moeilijke) keuzes maken om je doel te bereiken.

Wij stelden Joost een aantal vragen over zijn bedrijf en over onze samenwerking:

Tegen welke problemen ben je aangelopen?

  • Geen tijd.
  • Veel handwerk.
  • Verstorend.
  • Fouten.

Als ondernemer heb je meer dan eens een vol bordje. Echt ondernemen en vanuit het niets een bedrijf opzetten kost aandacht, tijd en energie. Je moet soms voor je gevoel wel 100 ballen tegelijk in de lucht houden. Als DGA voel ik daarbij de verantwoordelijkheid om fatsoenlijk financieel beleid te voeren.

Ik verzorgde bijvoorbeeld eerst zelf de financiële administratie m.b.t. de inkomende facturen. De facturen werden in digitale mapjes opgeslagen (betaald/niet betaald). Dat ging wel eens fout. Zo werden facturen niet of dubbel betaald. Of de facturen van achter een portaal ontbraken. Vervolgens was ik druk bezig om alle facturen in het bankpakket over te typen. Heel arbeidsintensief dus. Plus het werkte verstorend op mijn andere werkzaamheden.

Ook de verkoopfacturen werden door mij handmatig gemaakt. Eerst deed ik dat op basis van een Excel urenlijst. Dit was nog wel te doen toen we met zijn tweeën waren, maar echt solide voelde dat niet. Plus de verkoopfacturen moesten nog handmatig in de administratie worden verwerkt. Hiervoor moesten we dus een betere oplossing hebben. Ik wilde meer inzicht in de projecten en meer professionaliteit in ‘de financiën’ in algemene zin.

Hoe heeft VDKVG je hierbij geholpen?

  • Meedenken.
  • Ondernemende werkwijze.
  • Duidelijk.

VDKVG heeft met ons meegedacht. Alle stappen in het proces van de inkoopfacturen zijn in kaart gebracht en grotendeels geautomatiseerd. Zodra we een factuur digitaal goedkeuren, zien we er niets meer van tot dat ik zelf het betaalbestand in de bankomgeving verstuur. Prima zo. Ik heb inzicht en het klopt altijd.

Daarnaast hebben we de module facturen & projecten in Exact Online aangeschaft. De uren worden nu door de medewerkers zelf in Exact Online verwerkt. Maandelijks maak ik alleen nog de verkoopfacturen en verstuur deze vanuit Exact Online.

Het leuke is dat VDKVG zelfs samen met ons een nieuwe vorm van dienstverlening heeft ontwikkeld. Wij hadden een probleem. VDKVG heeft een oplossing bedacht. En heeft hier een nieuwe dienstverlening van gemaakt “VDKVG Administrateur”. Waar vind je dit?! Een dergelijke samenwerking is gewoon heel fijn!

Ze geven ook precies aan wat er wel en niet kan. Dat is ook prettig. Zo mag VDKVG niet zelf de betalingen autoriseren, dus dit deel van het proces ligt nog bij mij, en dat hoort ook zo in een professionele situatie.

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen geweest?

  • Altijd bij!
  • Facturen op één plek één keer accorderen.
  • Facturen achter portaal automatisch ophalen.
  • Gebruik maken van betaallijst en betaalbestand.
  • Urenregistratie medewerkers.
  • Factureren vanuit Exact Online.

Alle inkomende facturen komen nu digitaal op één centrale plek binnen. Niet alleen de facturen die per e-mail binnenkomen, maar ook de facturen achter portalen worden automatisch opgehaald.

In Basecone kan ik de facturen goedkeuren. Dit is ook meteen de laatste keer dat ik deze facturen zie. VDKVG Administrateur neemt het werk vervolgens van mij over.

De facturen worden op de achtergrond zoveel mogelijk automatisch verwerkt. De bank is gekoppeld. De betaallijst in Exact Online wordt één keer per twee weken op een vaste dag met mij afgestemd. Ik hoef alleen de betaalbatch online te autoriseren.

We zijn elke twee weken volledig bij. En niet alleen voor raax, maar voor alle B.V.’s in de groep!

Wat heeft het opgeleverd?

  • Rust.
  • Ruimte.
  • Focus.
  • Minder fouten.
  • Betere relatie met leveranciers.

Rust, ruimte en focus. Ik kan mij bezig houden met de dingen waar ik goed in ben. En heb er vertrouwen in dat de administratie in goede handen is.

Er worden minder fouten gemaakt, de leveranciers worden op tijd betaald. Dit heeft ook een positief effect gehad op onze relatie met onze leveranciers.

Het is gewoon prettig dat het goed geregeld is en ik er zelf weinig aandacht aan hoef te besteden.

Hoe ervaar je de samenwerking met VDKVG?

  • Kernwaarden: samen, aandacht, lef, open, plezier, afmaken.
  • Meedenken.
  • Plezierige ervaringen.
  • Vaste prijs.

Wij doen regelmatig een actieve toets op onze kernwaarden in samenhang met onze leveranciers. En VDKVG slaagt steeds weer. Onze kernwaarden (samen, aandacht, lef, open, plezier en afmaken) overlappen elkaar, daarom werkt het zo goed!

VDKVG is als het ware een puzzelstukje binnen ons bedrijf. De samenwerking is een hele constante, plezierige en ontspannen ervaring. Het hele VDKVG team heeft dezelfde instelling. Het maakt eigenlijk niet uit wie je helpt. Vaak bedank ik ze voor het lachen ;-).

Daarnaast ervaar ik ook de vaste prijs voor de dienstverlening als bijzonder plezierig. Wij hebben een abonnement die alle lopende dienstverlening dekt. Ik wil geen verrassingen achteraf.


Deze website gebruikt cookies

Heb je hier geen bezwaar tegen? Klik dan op op deze link: Ik accepteer cookies.

draglink-outchatmenuspotmaillinkedinvimeoyoutubetwitterwhatsappinstagramfacebook