Klant aan het woord: Bascom - Sebastiaan Dekker

Bascom is dé bewakingscamera specialist. De ondernemer achter deze webwinkel is Bas Dekker: “Ik heb mijn bedrijf opgericht in mijn studententijd, in mijn jeugd was ik al bezig met het in- en verkopen van spullen”. “Onze klanten zoeken een oplossing op het gebied van bewaking. Daar willen ze niet teveel tijd aan besteden. Wij begrijpen dat onze klanten zich vooral met hun onderneming willen bezighouden. Onze camerasystemen dragen bij aan een stukje rust”.

Bascom heeft in de afgelopen jaren een mooie groei doorgemaakt. En is in verschillende Europese landen actief.

Tegen welke problemen ben je aangelopen?

• Verschillende losse systemen naast elkaar.
• Dubbel en handmatig werk.
• Druk met oplossen van fouten, dit kost tijd en energie.

Met de groei van ons bedrijf werd de administratie steeds groter en complexer. We werkten met verschillende systemen naast elkaar. Zoals een webwinkel met een order systeem, een facturatie systeem en een financiële administratie. Hierdoor was er sprake van veel dubbel en handmatig werk.

Als ondernemer ligt de focus vooral bij nieuwe klanten. En niet zozeer bij het administratieve systeem. Je kiest dan vaak voor een korte termijn oplossing die snel werkt. VDKVG noemt dit een “pleisteroplossing”. Maar op een gegeven moment werkt dit niet meer. We waren te veel bezig met het oplossen van fouten. VDKVG had ook steeds meer vragen. Dit zorgde voor een steeds grotere belasting van de hele organisatie. Allemaal heel irritant. Want dat kost tijd en energie.

Er moest dus wat gebeuren. Ook om de groei niet te belemmeren. Bij een professioneel bedrijf hoort ook een professioneel administratief systeem.

Hoe heeft VDKVG je hierbij geholpen?

• Komen met oplossingen.
• Hebben ervaring met het optimaliseren van processen.
• Begeleiden je stapsgewijs.

Jarenlange indoctrinatie :-). Maar zonder gekheid: VDKVG heeft regelmatig aangeven dat de processen beter konden worden ingericht. Incl. koppeling met de financiële administratie. Tijdens deze gesprekken zijn er zaadjes geplant. Het is heel plezierig als iemand aangeeft “Het kan beter, ik help je wel” en ook daadwerkelijk oplossingen aandraagt. Als ondernemer weet je dat je een probleem hebt, maar je weet niet altijd de juiste uitweg.

VDKVG heeft ervaring met het optimaliseren van processen. Zij weten wat er mogelijk is en hebben energie toegevoegd aan dit proces. VDKVG heeft ons begeleid bij het maken van de juiste keuzes. Eerst de Quick wins. Daarna verder optimaliseren. Heel stapsgewijs eigenlijk

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen geweest?

• Koppeling webwinkelsoftware en financiële administratie.
• Informatie op één plek invoeren.
• Geautomatiseerd verwerken digitale inkoopfacturen.
• Koppeling bank en financiële administratie.
• Betalen met een betaalbestand.

Wij zijn overgestapt naar de webwinkelsoftware van Magento. Waarbij een directe koppeling is gelegd met de financiële administratie in Exact Online. Tevens is er een directe koppeling naar de orderafhandeling/verzending gemaakt. Zo kunnen wij de informatie op één plek invoeren. Bij de bron. Zonder fouten. Dit scheelt heel veel werk.

De inkoopfacturen komen digitaal op één plek binnen en worden deels geautomatiseerd verwerkt. Wij hebben onze leveranciers aangegeven dat wij de facturen voortaan op een specifiek e-mailadres willen hebben. Eigenlijk hebben alle leveranciers dit gedaan. Je moet hier even aandacht aan besteden, maar dan loopt het gewoon. Kleine bonnetjes leveren wij met een foto/app aan.

Omdat de bank is gekoppeld en de inkoopfacturen elke twee weken worden verwerkt, kan ik gebruik maken van de betaallijst in Exact Online. Dit scheelt ook veel werk en is zeker een win!

Het is ook een kwestie van onze gewoontes aanpassen. Dit is gelukt.

Wat heeft het opgeleverd?

• Sterk verminderde transactietijd.
• Minder fouten.
• Meer stuurinformatie.
• Rust.

Ik stond toevallig gisteren naast een medewerker. Na een telefonische toelichting kon er een order worden geplaatst. Binnen 1 minuut was de order in het systeem ingevoerd. Het proces gaat vervolgens automatisch. Verzendinformatie. Matching met de betaling. Communicatie met de klant. Daadwerkelijke verwerking van de order. En uiteindelijk ook de verwerking in de financiële administratie. De transactietijd is dus sterk verminderd.

Er worden minder fouten gemaakt. En omdat we nu altijd bij zijn halen we ook meer informatie uit ons systeem. Met deze data kan ik als ondernemer beter sturen.

Hoe ervaar je de samenwerking met VDKVG?

• Goede samenwerking in ongedwongen sfeer.
• Betrouwbaar.
• Nemen verantwoordelijkheid.

De samenwerking is goed. In een ongedwongen sfeer word je stapsgewijs begeleid. Ze geven aan dat ze je kunnen helpen: Waar wil je naar toe? Wat is er mogelijk? De beslissing wordt uiteraard aan mij overgelaten.

Ik waardeer ook de volledige betrouwbaarheid. Als we iets afspreken wordt dit altijd nageleefd. Zaken gaan over het algemeen ook in één keer goed. Dat lijkt logisch, maar dat is het in de praktijk niet.

Ze nemen hun verantwoordelijkheid. Loop ik ergens tegenaan? Dan zoeken zij het uit en komen hier op terug. Dat is heel fijn

Zou je VDKVG aanbevelen?

Ja, ik zou VDKVG zeker aanbevelen. Je wilt als ondernemer zorgeloos kunnen ondernemen. Zaken als de administratie moeten gewoon geregeld zijn. VDKVG zorgt voor deze rust.

Het optimaal inrichten van processen levert uiteindelijk ook een bijdrage aan ons rendement. Om te groeien moet je de zaken gewoon op orde hebben. VDKVG levert hier een goede bijdrage aan.