Actueel inzicht!
Hoe weet ik of mijn Yuki administratie compleet is?
Yuki houdt voortdurend in de gaten of de boekhouding en administratie volledig en up-to-date is. Wanneer facturen ontbreken of de aanlevering van de bank extra aandacht vereist, wordt dat bij de aandachtspunten weergegeven. Ook bepaalde aangeleverde zaken die niet zijn verwerkt, worden aan deze aandachtspunten toegevoegd.
TIP!
Maak er een uitdaging van om de teller met aandachtspunten op 0 te krijgen :-) Dan weet je zeker dat je altijd bij bent.
Digitale post. In dit overzicht zie je een lijst van documenten die vanuit een externe bron aan Yuki zijn aangeboden. Dit zijn bijvoorbeeld e-mails verstuurd naar je Yuki e-mailadres of documenten verwerkt met TNT Scanpost. Ook documenten die via Dropbox zijn aangeleverd vind je hier terug. Documenten die je zelf hebt gescand of geüpload staan niet in dit overzicht.
Het doel van dit overzicht is je te attenderen op documenten die mogelijk onterecht aan je administratie zijn aangeboden. Loop de lijst door op zoek naar documenten van "verdachte aanbieders". Vind je die niet, markeer dan alle documenten en handel ze af. Vind je een verdacht document, stuur dan een vraag naar je Backoffice, zodat die maatregelen kan nemen.
Niet verwerkt. Soms kan de backoffice bepaalde documenten of bankbestanden niet verwerken. Dat kan diverse oorzaken hebben:
- De scan is slecht of slechts gedeeltelijk leesbaar
- Het document is al eerder aangeleverd (duplicaat)
- Het document hoort niet in de boekhouding van deze administratie
- Het bankbestand wordt niet herkend
- Andere reden.
Als de backoffice zo'n document of bestand tegenkomt, wordt deze als niet verwerkt gemarkeerd. Onder dit aandachtspunt vind je een lijst van die documenten. Beoordeel zelf of het document dan opnieuw aangeleverd moet worden. Wat terecht niet verwerkt was (duplicaat, verkeerde administratie etc.) hoef je niet nogmaals aan te leveren. Handel deze lijst regelmatig af door de desbetreffende documenten te selecteren en af te handelen.
Bank. Onder dit punt worden drie zaken gesignaleerd:
- Bankrekeningen waarvoor minimaal 1 maand geen transacties meer zijn ontvangen
- Bankrekeningen waarvan transacties ontbreken (missend afschrift of onvolledige export)
- Bankrekeningen waarvan het beginsaldo ontbreekt, waardoor het eindsaldo niet klopt.
Als er aandachtspunten in deze lijst staan, zorg dan voor de aanlevering van de ontbrekende informatie. De alerts verdwijnen dan na verwerking van de ontbrekende zaken.
Inkoop en Verkoop. Hier worden de banktransacties getoond waarvan de bijbehorende facturen volgens de analyse van Yuki ontbreken. Het betreft meestal betalingen vanaf of naar een bankrekening of creditcard waarvan de bijbehorende factuur niet is aangetroffen in de administratie.
Soms worden ook facturen getoond die mogelijk bij de banktransacties horen.
Vraagposten. Hier worden de documenten en banktransacties getoond waarbij voor de backoffice onduidelijk is hoe deze geboekt moeten worden.
