Deze blog is onderdeel van de serie 'Low Tech High Impact - Nerd oplossingen voor iedereen'. Dit keer gaat het over het typen van teksten.

We werken veel digitaal. En communiceren dus grotendeels via de computer. We ontkomen er niet aan om teksten te typen. Heb jij het gevoel dat je vaak dezelfde tekst typt? Denk bijvoorbeeld aan je e-mailadres. De afsluiting van een e-mail. Of een standaardtekst die je gebruikt in een offerte. Ik daag je uit om dit eens bewust een dagje bij te houden. Ik kan je vast verklappen: het is vaker dan je denkt! Gelukkig is hier een handige oplossing voor die je veel tijd gaat besparen.

Blind typen?! Wellicht voor de hand liggend, maar de meeste tijd bespaar je natuurlijk door blind te typen. Ik heb vorig jaar (🤭!) eindelijk mijn typediploma gehaald. Dat had ik natuurlijk jaren eerder moeten doen. Maar 'the next best thing' is een zogenaamde 'text expander'. Een automatische ‘tekstuitbreider’ dus. Een stukje software waarmee je veelgebruikte teksten kunt managen.

Er zijn verschillende softwareoplossingen op de markt. Ik gebruik PhraseExpress. Makkelijk te implementeren en direct resultaat. Lekker Low Tech, maar High impact!

PhraseExpress voorbeelden. De software biedt diverse mogelijkheden om geautomatiseerd teksten te kunnen typen. Van een enkel woord tot een aantal zinnen. Of zelfs een opgemaakte alinea met afbeeldingen. Ik deel hieronder een paar voorbeelden.

  • Autotekst. Ik gebruik de hele dag door "autotekst" zinnen. PhraseExpress zet hierbij een zelfgekozen afkorting om in een hele zin:
    • abv wordt: Alvast bedankt voor jouw reactie!
    • mmail wordt: m.vangelder@vdkvg.nl
    • vbia wordt: Hierbij tref je een verslag aan van onze bespreking incl. actiepunten.
  • Menu. Je kunt natuurlijk niet voor alle zinnen een afkorting onthouden. Daarom kun je met een sneltoets het PhraseExpress menu openen. Start met typen van een woord uit de gewenste zin en PhraseExpress komt automatisch met de juiste tekst. Razendsnel!
  • Opgemaakte alinea. Via het menu haal ik niet alleen zinnen op. Ik kan ook opgemaakte tekst ophalen, zoals een email met een felicitatie. Uiteraard typ ik er nog wat persoonlijks bij 😊. En verstuur ik de e-mail met een uitgestelde verzenddatum, zodat mijn felicitatie altijd op de juiste dag aankomt. "Geautomatiseerde spontaniteit" noemde een softwareleverancier van ons dit ooit.

Voordelen. Wat zijn de voordelen voor jou?

  • Nooit meer dezelfde tekst typen.
  • Werkt in elk programma! Dus in je mail, op een online formulier, in je CRM-systeem, etc.
  • Teksten zijn in te delen in categorieën.
  • Bespaar vele uren typen.

Je kunt de teksten ook delen met je team/collega's. Zo gebruikt iedereen in jouw organisatie dezelfde standaard teksten.

Voor de echte nerds... Leg je vaak dezelfde tekst vast met een aantal variabelen? Dan is het ophalen van een standaardzin niet handig. Denk aan het vastleggen van een telefoonnotitie. Het ophalen van een standaard tekst uit PhraseExpress levert dan een output op waar je geen tijd mee wint: Telefoon ….. met …... van …... inzake ….... Je moet dan handmatig de zin aanpassen. Gelukkig heeft PhraseExpress hier ook een mooie oplossing voor: invulformulieren. Met het ophalen van de standaard tekst wordt er automatisch een door jou ontworpen formulier getoond:

De variabelen worden hiermee precies op de juiste plek in jouw tekst gezet: Telefoon [datum] met [naam] inzake [onderwerp].

Je kunt de input verder automatiseren en combineren met externe data. De mogelijkheden zijn eindeloos. Werk je met Outlook? Dan geeft de Outlook integratie je nog veel meer mogelijkheden. PhraseExpress kan data uit een ontvangen e-mail ophalen en omzetten in een juiste aanhef. Of op basis van de inhoud tekstvoorstellen suggereren. Super efficiënt. Helaas werkt dit alleen in Windows en niet op de Mac.

Downloaden. PhraseExpress is een betaalde tool. Maar elke euro waard. Je kunt de software hier kopen/downloaden: https://www.phraseexpress.com/shop/.

Tot slot. Heb je (nog) geen tijd om jouw typediploma te halen? Installeer dan in ieder geval een 'tekst expander' zoals PhraseExpress en je kunt ineens razendsnel typen! Kun je nagaan wat er gebeurt als je dit allebei doet 😊!

Dit blog is onderdeel van de serie "Low Tech High Impact - Nerd oplossingen voor iedereen". Volgende keer ga ik het hebben over sneltoetsen. Een onderbelichte, maar uiterst effectieve manier om repeterende handelingen te automatiseren.

Mirjam van Gelder

Deze website gebruikt cookies

Heb je hier geen bezwaar tegen? Klik dan op op deze link: Ik accepteer cookies.

draglink-outchatmenuspotmaillinkedinvimeoyoutubetwitterwhatsappinstagramfacebookcheckplus