BLOG: Excel administratie?!

Excel. Een prachtig stukje software. Je kunt het direct gebruiken. Het kost vaak niets extra. En de mogelijkheden van berekeningen/formules zijn oneindig. Voor een moderne administratie is Excel echter niet geschikt. Je moet mutaties grotendeels handmatig verwerken. Het is foutgevoelig. En het is zonder technische achtergrond niet mogelijk om eenvoudig koppelingen te maken. Daarom adviseren wij ondernemers om direct bij de start met een online administratie te gaan werken. Ook voor ZZP-ers. Of misschien wel juist voor ZZP-ers.

Problemen. Herken jij deze punten?

• De administratie is een ondergeschoven kindje.
• Je bent veel tijd kwijt met het verwerken of aanleveren van (dezelfde) mutaties en het betalen van facturen.
• Je mist doorlopend facturen omdat deze achter een portaal verstopt zitten.
• Je bent veel tijd kwijt aan het maken en versturen van verkoopfacturen.
• Jouw accountant valt je lastig met vraagposten van een jaar geleden.

Ja? Dan is een geautomatiseerde online administratie echt iets voor jou!

Oplossingen. Wat kan je doen?

1. Koppel jouw zakelijke bankrekening aan jouw administratie. En de mutaties worden dagelijks automatisch ingelezen. Door gebruik te maken van herkenningsregels worden de mutaties grotendeels automatisch verwerkt.
2. Leg in jouw administratie per leverancier de bijzonderheden vast (zoals betaaltermijn en bankrekeningnummer). Zorg dat jouw leverancier digitaal inkoopfacturen doorstuurt. Liefst direct naar jouw administratie (ja dit kan!). Dan kan je deze facturen grotendeels automatisch verwerken (ja, dit kan ook, echt gaaf!).
3. Maak gebruik van de online betaallijst in jouw administratie om de inkoopfacturen direct te betalen via jouw banksysteem. Super efficiënt en gemakkelijk.
4. Laat facturen automatisch achter portalen ophalen en verwerken in jouw administratie. (De meeste ondernemers die ik spreek vallen van hun stoel als ik laat zien hoe eenvoudig dit te regelen is!).
5. Maak verkoopfacturen direct in jouw administratie aan. En stuur deze digitaal aan jouw klanten. Dan zijn de facturen ook meteen geboekt. Zowel bij jou. Alsook bij jouw klant (Echt? Jazeker! Dat is mogelijk als je zowel PDF als UBL* facturen gaat versturen). Het is ook mogelijk om jouw gewerkte uren online te registreren. En na afloop van de maand met één druk op de knop te factureren. (Als je daar niet blij van wordt :-))
6. Werk efficiënt samen met jouw accountant. Met een online administratie kijk je allebei naar dezelfde actuele cijfers. Is er iets onduidelijk, dan is een vraag bij een digitale factuur zo gesteld en afgehandeld.

Kortom. Met een online administratie:

• Ben je altijd bij.
• Heb je een actueel inzicht in jouw resultaten.
• Hoef je minder tijd aan jouw administratie te besteden.
• Kan je online samenwerken met jouw accountant.

Keuzestress? Je moet wel de juiste administratiesoftware gebruiken. Een moderne accountant weet wat de mogelijkheden zijn en kan je helpen om de juiste keuze te maken.

Excel administratie?! Twijfel je nog over die Excel Administratie? Niet doen. Investeer in goede software. Ja, dat kost in eerste instantie per maand wat extra. Maar geloof mij: dat verdient zichzelf terug. In keiharde euro's. En in rust!

Heb je nog vragen? Of wil jij ook een geautomatiseerde online administratie? Neem dan even contact met ons op.

*UBL facturen zijn facturen in een standaard digitaal formaat die rechtstreeks in de administratie kan worden verwerkt, na acceptatie door de ontvanger.

Mirjam van Gelder. Ondernemer en toevallig ook accountant. Belastingadviseur. Zorgt ervoor dat zaken geregeld worden. Met een voorliefde voor procesoptimalisatie en marketing. Krijg een kick van mooie samenwerkingen en automatiseringsprojecten. Eerlijk & direct. Adviseur met oog voor de mens achter de ondernemer.