Deze blog is onderdeel van de serie 'Low Tech High Impact - Nerd oplossingen voor iedereen'. Dit keer gaat het over het inplannen van afspraken. Krijg jij ook regelmatig de vraag: 'stuur je ons een aantal opties?!'. En maak je gebruik van Office365? Lees dan snel verder. En plan met gemak en veel plezier de eerstvolgende afspraak in!

Je kent het wel: jij bent weer eens de pineut om een afspraak in te plannen. Met meerdere deelnemers. Of nog leuker: met deelnemers uit verschillende organisaties. Lekker makkelijk die vraag: 'stuur je ons een aantal opties?!'. Je begint bij voorbaat al te zweten. Want hoe gaat dat in de praktijk?

  • Je noteert handmatig de opties.
  • Je stuurt een e-mail naar de deelnemers met deze opties.
  • Er ontstaat een e-mailuitwisseling.
  • Je stuurt handmatig een herinnering naar die ene deelnemer die nog niet heeft gereageerd.
  • Er ontstaat een e-mailuitwisseling.
  • Er wordt een optie gekozen.
  • Jij (of een van de andere deelnemers) blijkt op de gekozen optie niet meer te kunnen.
  • Repeat...

Tenzij je een persoonlijke assistent tot je beschikking hebt (ik zeg meteen doen als dit tot de mogelijkheden behoort!), is dit behoorlijk irritant. Maar het is ook eenvoudig te voorkomen, met een slimme software-oplossing: FindTime.

FindTime is een standaard Microsoft-oplossing (Office365). Waar je waarschijnlijk al voor betaalt, maar waarmee je nooit wat hebt gedaan :-). Lekker Low Tech, maar High impact!

Hoe werkt dat?

FindTime werkt super simpel:

  • Je stuurt een e-mail naar de deelnemers met een FindTime verzoek.
  • Alle deelnemers ontvangen een e-mail en stemmen online.
  • Je bent klaar!

FindTime is een add-on voor Outlook, deze is dus direct beschikbaar vanuit de e-mail. In FindTime wordt weergegeven welke dagen en tijden het meest geschikt zijn. De door jouw geselecteerde opties worden automatisch in jouw agenda 'on hold' gezet. 'Echt?! Ja inderdaad, dit is briljant!'

Indien van toepassing kunnen deelnemers extra data/tijden voorstellen. Er is tevens een mogelijkheid om een voorkeursoptie door te geven (hartje ❤️).

Zodra er consensus is, wordt de uitnodiging voor de vergadering via FindTime namens jou verzonden. Wil je meer controle? Maak je geen zorgen. Je kunt een aantal opties (zoals het automatisch versturen van de uitnodiging) uitzetten.

En nee. Jouw deelnemers hebben geen Office365 licentie nodig. Een e-mailadres en internettoegang is voldoende.

Bijkomend voordeel: het staat super professioneel 😊!

En die 'on hold' afspraken dan? Je raadt het al: die worden automatisch uit jouw agenda verwijderd. 'Serieus?! Jazeker. Echt gaaf!'

Tot slot

Krijg jij ook regelmatig de vraag: 'stuur je ons een aantal opties?!'. En maak je gebruik van Office365? Download dan gratis FindTime. En plan met gemak en veel plezier de eerstvolgende afspraak in!

Dit blog is onderdeel van de serie 'Low Tech High Impact - Nerd oplossingen voor iedereen'. Volgende keer ga ik het hebben over het automatisch schrijven van teksten met PhraseExpress. Ook een briljant stukje software!

Mirjam van Gelder

Deze website gebruikt cookies

Heb je hier geen bezwaar tegen? Klik dan op op deze link: Ik accepteer cookies.

draglink-outchatmenuspotmaillinkedinvimeoyoutubetwitterwhatsappinstagramfacebookcheckplus