Informatie overload

Losse eindjes. Schiet er bij jou ook regelmatig een gedachte door je hoofd?

“Oh ja, ik moet nog....” “Als ik straks op kantoor ben dan.... “.

Vaak op het verkeerde moment. Onder de douche of in de auto. Om het vervolgens net zo makkelijk weer te vergeten. Ons brein is namelijk niet gemaakt om deze losse eindjes te onthouden. En op het juiste moment weer naar boven te halen.

Ons brein is wel gemaakt om ingewikkelde acties uit te voeren. Als we maar gefocust zijn. Heb je te veel aan je hoofd? Dan levert dit stress op. En kan jouw brein niet optimaal functioneren.

Herkenbaar? Ik heb de oplossing voor je! Vorig jaar vertelde een klant mij enthousiast dat zijn zakelijke leven was gered door toepassing van de Getting Things Done methode ®. Dit is een persoonlijke productiviteitsmethode. Toevallig bleek een andere klant van mij een GTD goeroe. Dus na het lezen van het boek “Getting Things Done: de kunst van de stressvrije productiviteit” van David Allen en het volgen van een workshop was ik helemaal verkocht.

In deze blog vertel ik je over deze methode en deel ik mijn ervaringen.

GettingThingsDonemethode ®

Er zijn 5 fundamentele stappen om stressvrije productiviteit te realiseren:

1. Verzamelen

Verzamel alles wat jouw aandacht heeft. Voor 100%. Grote en kleine zaken. Privé of zakelijk.

2. Beslissen

Neem de tijd om, voordat je het werk echt gaat doen, eerst te beslissen wat het werk nu eigenlijk inhoudt: Is er direct een actie nodig?

Zo nee:

• Gooi het weg.
• Zet het op de “Later/misschien” lijst
• Archiveer.

Zo ja:

Wat is de eerstvolgende actie?

• Kan het in minder dan 2 minuten? Doe het direct.
• Kan het niet in 2 minuten? Delegeer. Zet het op de “Wachten op” lijst of doe het later. Maak van de actie een taak (eventueel met deadline) en zet deze op de juiste lijst.

3.Organiseren

Gebruik lijsten om jouw taken te organiseren. Zo kan je taken clusteren op omgeving (kantoor, thuis, computer). Maar ook op soort taak (bellen, lezen, werkoverleg).

Bestaat een project uit meerdere acties? Leg dan de gewenste uitkomst vast in de Projectenlijst en stel de eerstvolgende actie vast.

4. Reflecteren

Loop jouw lijsten regelmatig door om de prioriteiten opnieuw vast te stellen. Voer een GTW weekly review ® uit. Zodat je actueel blijft en jouw hoofd weer leeg is. Dan ontstaat er ruimte om creatief te worden en strategisch na te denken. En kan je eindelijk dat leuke project oppakken!

5. Doen

Als je overzicht hebt en prioriteiten kunt stellen, dan ga je gefocust aan de slag met jouw acties.

Software tools. De GTD-methode kan zowel op papier als digitaal worden toegepast. Maar als automatiseringsnerd zocht ik natuurlijk naar een mooie softwaretool. Voor mij werkt de toepassing in Microsoft Outlook in combinatie met taken en de Microsoft “To Do” app het beste.

Daarnaast maak ik gebruik van de “Braintoss” app om onderweg snel zaken vast te leggen. Deze app heeft een directe koppeling met mijn inbox. Deze inbox wordt dagelijks geleegd, dus dan weet ik zeker dat ik niets vergeet.

Voor grote projecten met meerdere acties maak ik gebruik van Trello of Microsoft Planner. Zo kan ik met derden online samenwerken.

Wachten op. Vaak ben je afhankelijk van iemand anders. Je wacht bijvoorbeeld op een reactie. Voor e-mails heb ik dit als volgt geautomatiseerd:

• Heeft het voor mij topprioriteit? Dan zet ik mijzelf in de bcc. Middels een code in de hoofdtekst kan ik de verstuurde e-mail via een “regel in Outlook” direct naar de map “Wachten op Topprio” laten versturen. Deze lijst loop ik dagelijks na.
• Heeft het voor mij geen directe prioriteit? Dan zet ik mijzelf in de bcc zonder een code in de hoofdtekst. Deze verstuurde e-mail gaat dan via een “regel in Outlook” direct naar de map “Wachten op”. Deze lijst loop ik op vrijdag bij de weekly review na. En kan ik indien gewenst een herinnering sturen.

Even wennen. Het is even wennen. Om alles vast te leggen wat er door je gedachten heen schiet. En wekelijks jouw hele systeem te evalueren. Maar de voordelen zijn enorm: je werkt veel effectiever omdat je gefocust bent.

Dat grote project waar je zo tegenop ziet? Dat wordt ineens heel overzichtelijk als je het terug kunt brengen naar een aantal concrete acties. Soms is de eerstvolgende actie alleen een belletje. Dat geeft rust en ruimte in je hoofd.

Door taken te clusteren en bijvoorbeeld in 1x jouw bellijst af te werken word je heel effectief. Nog 10 minuten voor een vergadering? Dan open je de “Lezen lijst” om dat interessante artikel te lezen wat je vorige week in jouw LinkedIn tijdline voorbij zag komen.

Geconcentreerd acties uitvoeren op het juiste moment. Altijd op tijd. En zonder verrassingen. Dat klinkt fijn toch?

Team. Bij Van de Kamp & Van Gelder hebben wij de GTD-methode kantoorbreed geïmplementeerd. Want onze medewerkers zijn professionele kenniswerkers die hun werk zelf indelen en dagelijks prioriteiten stellen. Dan is deze methode anno 2019 bijna onmisbaar!

Onlangs ben ik naar de GTD summit in Amsterdam geweest om nog meer te leren over deze methode. En om inspiratie op te doen. In een volgende blog zal ik mijn ervaringen hierover delen!

Meer informatie? Geïnteresseerd? Meer informatie kan je hier vinden:

Boek: Getting Things Done van David Allen

Boek: De kleine Allen (Getting Things Done samengevat) van Arjan Broere & Ruben Verzijl.

Website: https://gettingthingsdone.com/